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第十三章 信息服务规划的方法和策略信息服务规划的方法和策略

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一、信息服务规划方法学的重要性

信息服务的战略规划并没有什么魔法,可是倘若按信息服务的战略规划去实行的话,就能保证所有的工作都能自动地按部就班地进行。信息服务规划的业务实际上涉及到公司内每一个业务领域,并且需要这些领域的代表(用户管理人员)的合作。如果规划过程没有一定的严格要求,那么,公司规划人员、用户和信息服务人员就有走捷径的倾向。这符合任何一次规划过程的实际情况。因此,执行某种提出义务和责任要点的规划方法学是重要的。此方法学也应该为受规划影响的人员,尤其是用户管理人员和公司行政首脑提供某种手段,使他们能给影响他们各自命运的规划的有关方面不断地输入信息,而且具有某种否决权。

二、信息服务规划阶段

  本章概述信息服务远景规划的一种方法,着重强调需要由用户管理人员参与规划过程的那些方面。信息服务远景规划的方法学按三个阶段来加以论述:第阶段——准备阶段;第阶段——制订规划阶段;第阶段——执行和维护阶段。

□〓第阶段——准备阶段

在着手进行信息服务远景规划所包含的那些活动之前,必须做一定的准备工作。这些准备工作涉及到态度、方案、机构、训练和熟悉情况等方面。忽略了任一方面都会给信息服务远景规划的制订工作带来不必要的困难。

1.认识和支持

负责信息服务远景规划的人员一定要审定用户、信息服务人员和公司管理人员是否都了解并接受了这样的观点,即信息服务规划对于达到公司的目标来说是至关重要的。一项信息服务远景规划工程必须需要整个公司全体人员的大力支持。如果管理人员和行政首脑不完全了解信息服务规划的业务范围,那么,负责人(通常是信息系统政策委员会)就应该提供必要的信息,使他们增加对信息服务规划的了解。只有完全认识信息服务远景规划的价值,才能促使全面的合作。

2.信息服务规划的筹备

为信息服务的规划业务配备人员的方法取决于组织机构的大小。小型计算中心的信息服务领导人本身就是工作人员,他负责执行规划过程中的各项活动。很容易证明,在具有25名专业人员以上的计算中心里设立信息服务规划的专职协调员是合适的。而对于有175名专业人员以上的大型计算中心来说,应当成立规划小组。就信息服务的战略规划而论,关键的人员是信息服务领导人、信息服务内部各项工作的管理人员、业务领域的管理人员、公司办事员;而关键的机构是信息系统政策委员会(ISPC)和信息服务远景规划委员会。信息服务远景规划委员会是由信息服务人员和用户管理人员组成的常设委员会,它不断地向信息服务的规划过程提供输入信息。

3.反馈和批准

信息服务的规划过程是一个反复过程,在规划进行的中间和最后都需要一个正式的、不断进行反馈的机构和明确的批准权限。虽然信息服务和公司的组织机构都有明确的权限划分,但信息服务规划的批准权限却常常是模糊的。正式的批准过程应在规划开始之前由信息系统政策委员会来确定。

阐述反馈和批准权限过程的一种方法表示在下图中,该图说明了信息服务远景规划过程中各负责人之间发生的相互联系。

图20.13.1 在信息服务的规划过程中各负责人之间的相互联系

□ 第Ⅱ阶段——制订规划阶段

在第Ⅱ阶段中,要编制和批准信息服务的战略规划。一种推荐的制订规划方法图示在下图中。该图说明了信息服务规划过程中主要活动的顺序及其相互关系。每项主要活动都有编号,其编号放置在此活动框外边左上角处,或者放置在一组同类活动框上面的括号里。这些编号并不一定描述活动执行的顺序,但对下面的详细活动说明起了相互参照的作用。活动说明详细地介绍了该活动涉及到的人员、责任、判定标准、需要考虑的问题、解决问题的方法和信息的来源。

1.在信息服务规划过程开始以前,下述对规划过程有一定影响的问题应该被解决、考虑或至少被确定。

(1)规划——集中还是分散

由于日益强调分布式数据处理,所以促成了分散规划的想法。在分散规划的情况下,规划的某些方面可在远地完成。这一种规划方式需要用户管理人员这一方更直接地参与规划工作。但即使是分散规划也应该在某个中心加以协调。

(2)规划方法——自上而下还是自下而上

当规划小组既利用了自上而下的信息收集方法,又利用了自下而上的信息收集方法时,信息服务规划的过程是最有效的。在自上而下的规划过程中,输入给规划过程的信息是关于总的公司目标、任务和发展方向的期望。而在自下而上的规划过程中,收集信息是在事务处理和操作这一层进行的,从有利的一点来说,输入的信息必然能反映包含了所有自身内在限制的“实际环境”。

(3)规划时限

根据经验,最短的规划时限不少于一年,而最长为三至十年。没有标准的规划时限,但是平均在三至五年之间。

(4)规划——向前推进的还是往复进行的

一个必须要提出的基本问题是:信息服务应该是往复进行的还是向前推进的?每一种方式都有其优点。具体地说,如果某个计算中心能对客观形势作出反应的话,那么培训、系统开发以及诸如此类活动的经费都要集中到批准了的项目里。另一方面,所谓向前推进的计算中心必须把经费调拨给预期将来公司的信息服务所需要的专业培训和硬件的升级换代等这样的一些活动。一般说来,这种向前推进的方式更能响应用户的要求。

2.那些负责信息服务规划的人员具有六个主要的信息来源:个人、委员会、书面文件、货商、同类公司以及文献。

(1)个人

同那些直接或间接参与信息服务的公司各级人员会面是根据业务活动的需要才进行的。这些人员通过推荐可供选择的方法、提出折衷方案和(或)讨论权衡办法能向规划过程提供反馈信息。规划过程是需要从所有参与规划的或受规划影响的人那里不断地得到反馈信息的一个反复过程。

(2)委员会

信息系统政策委员会、信息服务远景规划委员会和某些其它的内部信息服务委员会(例如硬件和软件审定委员会)都在信息服务的规划业务方面起着重大的作用。例如,信息系统政策委员会能够提供有关应用系统要求、系统综合和优先级方面的输入信息。信息系统政策委员会最后还要行使规划实现的批准权。由用户和信息服务管理人员组成的信息服务远景规划委员会是主要的意见来源,并充当可供选择的规划策略的意见收售部门。

(3)书面文件

一般的信息服务部门具有大量的书面文件,在规划过程中这些文件都是有用的。例如:①批准了的服务请求以前的信息服务远景规划内部指示和重要的备忘录相应的信息系统资料(包括用户手册)⑤信息服务部门的组织结构图内外审计员的报告实现后的审查和定期的系统评价在公司一级和业务领域里都存有类似的印刷品。公司的远景规划、内部政策报告书以及公司的组织结构图对公司这一级来说是特别重要的。而在业务领域方面,用户管理人员应该利用可能有助于规划过程的任何文件:组织结构图、目标和任务报告书、内部过程手册等等。

(4)货商

硬件和软件的供货商是另一个有价值的信息来源。大多数销售代理人很乐意给规划过程提供输入信息。货商能够提供关于他们的产品的重要信息,而且通常将在规划的组织机构内工作,以便提出他们认为可行的可供选择的方法。

(5)同类公司

同类公司里的其它计算中心代表了又一个信息来源。这种同行之间的相互联系的好处主要是,在系统设计或者软件方面可以进行技术转让。

(6)文献

在飞速发展的计算机和信息系统领域,已经有了许多优秀的期刊,如:《计算机世界》(Computerworld)、《信息系统》(Infosystem)、《自动数据处理》(Datamation)、《数据管理》(Data Management)以及《接口》(Interface),这里只提到了几种。这些期刊登有许多论文,这些论文能启发那些从事规划过程人员的想象力。

用户管理人员应该同信息服务的联系人接触,并请求在适当的期刊发送单上登记,或者请求汇寄专用的副本。这些期刊能使信息服务和用户管理人员掌握当前计算机和信息系统的发展动态。

3.此时,要估计公司信息服务业务的状况,并识别影响信息服务规划工作范围和方向的约束条件。

(1)估计当前的状况

估计信息服务业务当前状况的目的是为了向规划小组提供一个限定,即“基准”,在这个限定里包含了信息服务和业务部门要实行的信息服务规划的每一个方面。用户管理人员的主要输入信息就是关于信息服务规划的目标、信息服务的组织机构和工作人员、工作和管理、物理设备、经费流通、最近的和长远的重点、现有的软件及其质量、安全性以及内外关系。

为了估计信息服务业务的当前状况,必须考虑到许多问题,例如,在工作和管理方面,必须提出像“工作能满足生产计划吗?”和“系统控制有明确的职责限定吗?”等这样的问题。在最近的和长远的重点方面,必须询问像“批准了的项目已经确定优先级了吗?”“谁设置的优先级?”和“优先级被采纳了吗?”等这样的问题。用信息服务规划的行话来说,这一步也被称为形势估计。

(2)识别规划的约束条件

实际上,识别规划的约束条件是估计当前状况的副产品。要注意的是,限定信息服务规划工作的范围和方向这类事情是可能发生的。例如,因为办公场地的有限和使用饱和,公司冻结明年一年的招工指标就是一个规划的约束条件。

4.或许,在规划过程中最重要的一步是确定整个规划时限内信息服务的目标。信息服务的目标应该由公司领导和信息系统政策委员会的成员来确定。目标一经确定,就为完成信息服务远景规划规定了总的范围。为了确定目标,领导必须提出像服务的范围和质量、政策、组织机构、人员等问题。在规划过程这一步来讨论信息系统的要求仍然为时过早。

5.这种规划方法学提倡“全面的”信息服务远景规划。全面的规划要把注意力集中于实际上影响信息服务业务的一切方面。如果信息服务远景规划没有全部包括下列各个方面,那么对于信息服务规划所必须考虑的事情就不能给出确切的范围。

(1)政策

(2)信息系统

(3)硬件

(4)系统软件

(5)信息服务的组织机构

(6)人员

(7)管理

(8)工作

(9)文件编制和过程的标准化

(10)生产率的提高

(11)设施

(12)应急计划

(13)字处理和办公室自动化

(14)随行业而定的其它专题(例如,研究与发展)

规划矩阵用来确保规划的不同方面之间的相互影响能都被考虑到。信息服务和用户管理部门都应该了解规划的一个方面是如何影响规划的另一个方面的。如图20.13.2中的规划矩阵说明了规划的哪些方面是互相影响或者互相重叠的。规划的每一方面(分别在下面讨论)至少要与规划其它方面中的一个方面互相影响。例如,信息系统不仅对信息服务工作,而且对业务领域的工作都可能产生重大的影响。为了说明作出信息服务规划矩阵的技术细节和方法,必须涉及下图中指出的那些互相影响,但不应该把它们解释为典型的互相影响。随公司的不同而不同,信息服务规划工作的范围、选择的规划方面、以及现有信息服务环境的完善和改进都会大大地改变信息服务规划矩阵的布局。

规划的一个方面影响规划的另一方面指出的规划方?面的先决条件

策政1统系用应2件硬3件软统系4织组5育教括包员人6理管7作工务业8程过和制编件文9率产生10施设11划计急应12化动自室公办和理处字

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