GTD高效的五个步骤（四）：回顾
收集、整理、组织、回顾与行动
如何掌握既轻松又不失控的知识工作，我所教授的这个技巧的核心部分就是 征服工作进程的5个阶段。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段：（1）收集一切引起我们注意力的事情；（2）加工处理后，确定它们的实质以 及解决方法；（3）组织整理得出的结论；（4）把它们列为我们行动的选择方案；（5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。
我们所认知的知识已经在行动中证明了自己。我这里所谈的知识是指行动中 的信息，以及关注结果的信息。—彼得F德鲁克（Peter F Drucker）
原则上，这个方法极其简单。不管怎样，这就是我们习以为常的处事方法。 但是，根据我的经验来看，大多数人都存在有效改进这5个阶段中每一个阶段运作方法的余地。我们工作流程的管理包括了5个环节，因此，除非所有的连接点都紧 密地结合起来，并且由统一的标准加以维护，否则，其管理质量难以保障。大多数人在收集工作中存在着重大的遗漏。虽然很多人收集了大量信息，但是，他们却没 有加工或确定需要采取哪些具体的行动。另一些人一时作出了绝妙的决策，却由于缺乏对其结果的有效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有一些人建立起了良好 的系统，但是没能坚持回顾和检查，结果导致它们无法发挥应有的功能。最后，如果这些连接点中出现任何一个薄弱环节，决策方案都不可能是最佳的选择。
我们需要了解这5个阶段的发展历史，此外，为了使它们的功能发挥得淋漓 尽致，我们还需要运用一些有效的技巧和工具。如果不是绝对必要的话，我发现在一天的工作中分别来处理这5个阶段将大有收获。有些时候，我只想网罗各种信 息，不打算立刻决定行动计划。而有时，我可能只需要为会议准备一下我的发言稿。或者我刚刚旅行回来，需要对一路上收集和加工好的资料进行组织分类。还有一 些时候，我希望检查我的工作清单。显而易见，我把大部分时间花在了我应该做的事情上。
许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5 个阶段的工作。当他们坐下来“开列工作清单”时，大多数人试图收集“最重要的事情”，并把它们按照重要程度和先后次序进行排序，然而，他们并没有拟定任何 具体的行动方案。但是，如果你认为秘书的生日目前“并非那么重要”，因此暂时搁置一旁不作任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。它将时时刻刻地 消磨你的精力，阻碍你富有成效地思考那些真正重要的事情。
回顾
在纸上记下来你需要牛奶是一件事情，而在商店里回想起这个需要就是另一 件事了。同样地，把需要给一个房地产律师朋友打电话这件事记录下来，绝不等同于当你守候着一部电话无事可做的时候，就能够唤起对此事的回忆。
你需要每隔一段时间，全面地回顾一下你自己的生活和工作的情况。对于大 多数人而言，工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不断地对过去进行回顾中体现出来的。就是说，每周你再次浏览一下那些未完善的工作和悬而未决的问题，我 把这称之为万英尺高度。你应该把握住这个机会，快速地清理一下自己面临的行动和抉择，从而从根本上对某一时间需要处理的工作作出有效的选择。
回顾的内容和时机
如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“待办事 项”清单、一个“工作任务”清单、一个“委托任务”、一个工作日历，你大概就别无他求了。
这其中，你浏览最为频繁的大概要数日程表了。它会提醒你这一天里“紧要 而艰巨的任务”。然而，这并不意味着这些白纸黑字写出来的就是那些最为重要的事情。其实，它们只不过需要我们切实地行动起来。在任何时候，如果你对需要处 理的事情和动手的时机都了如指掌的话，你也就为随时随地地调整创造了有利条件。一旦你圆满完成了工作日历中的某一项工作（一个会议，一个电话和报告的定 稿），接下来立即投入检查那些未尽的事宜将是一个极好的习惯。
完成对工作日程表的例行检查以后，你很可能去查看“待办事项”清单。这 类清单记载着一些已得到预先确定的工作的详细目录，一旦时间允许，就可以启动实施。如果你是按照地点对任务进行分类整理的（“在家”，“在计算机旁”， “与乔治会面时”），这样一来，这种安排只有在相应的环境中才会发挥效力。
根据你的需要，经常地回顾你的清单，把它们赶出你的大脑。
“待办事项”、“工作任务”和“委托任务”，这些清单应该根据你的具体 需要经常查阅，避免它们给你造成工作中的混乱。
成功的关键因素：每周查阅
一切需要采取行动的事情，都要求我们不断地关注它们，这样一来，我们的 大脑不必再不辞劳苦地执行记忆和提醒的任务。我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动作出快速的判断。为了能够信赖我们这种判断力，我们必须立足于更高 的起点俯看全景。根据我和成千上万人的经验，取得成功的关键所在就是：每周查阅。
你应该对所有悬而未决的问题、现行工作计划、“日程”、“工作任务”、 “委托任务”，甚至“待办事项”清单每周查阅一次。你自己也同时得到一次机会，确认大脑中无牵无挂，过去几天中的零星琐事已经统统被收集起来，得到了妥善 的分类管理。
如果你同大多数人一样，就会有这样的体验：总有几天你会忙得晕头转向、 头脑发涨，事态似乎失去了控制。这没有什么值得大惊小怪的，因为你不会为了保证自己时时刻刻都井然有序、按部就班，就过多地打断手头上工作的进程。但是， 为了能够信心十足，推动事情顺利地向前发展，恐怕你仍需要“一周清理一次房间”。
生活中的事情涉及到大量的利益问题。一个人如果在考虑问题时不注意同其 他人进行交流，那么，他就是一个空想家，对这个世界无从掌控。—詹姆斯费尼莫尔库珀（JamesFenimoreCooper）
每周查阅也就是做下列事情：
*收集和加工处理所有的“材料”。
*回顾和检查你的系统。
*更新各类清单。
*做到清洁、清楚、实时和完整。
大多数人并没有真正拥有一个严丝合缝的完整系统，因此，他们也无法从中 收获到实质性的回报，这是因为他们所回顾的事物老是支离破碎。他们总是抱有一种模模糊糊的认识：可能缺了点什么。如果真正切实地推行了这个管理计划，其效 果至少可以呈几何数量级激增。你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越发具有坚持运行这个系统的内在动力。而每周的回顾和查阅即是达到这个 目标的关键所在。
大多数人在清理、了结、阐明了他们所有的协议，并与别人重新审议了这些 协议后，都会感到心满意足、状态良好。注意周都要坚持这样做，而不是每年。
大多数人在临去度假的前一个星期里，感觉事事顺利、心情愉悦。但这并不 是因为他们要去度假。你在远途出行之前的一周里会做些什么呢？你会彻底地清除整理一切琐碎事务，能了结的就了结掉，并且会重新协调所部署的一切安排。在这 里，我只是建议你每周做一次这样的清理工作，而不是每年。
